○輪島市文書管理規則
(平成18年2月1日規則第176号)
改正
平成19年3月23日規則第20号
平成23年3月28日規則第6号
平成24年3月30日規則第16号
平成30年3月30日規則第10号
平成31年3月29日規則第26号
令和4年12月28日規則第40号
令和5年3月31日規則第15号
目次
第1章　総則(第1条－第7条)
第2章　収受及び配布(第8条・第9条)
第3章　文書の処理(第10条－第15条)
第4章　文書の施行(第16条－第21条)
第5章　文書の保存及び廃棄(第22条－第28条)
附則

第1章　総則
(目的)
第1条　この規則は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより文書事務の適正な実施を図ることを目的とする。
(定義)
第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これに類するもの及び歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものを除く。
(2)　親展文書　親展電報及び内容を名宛人以外の者に秘するため封筒に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書をいう。
(3)　完結文書　事務決裁のための決裁案を記載した文書(以下「起案文書」という。)にあっては決裁権者の署名又は押印を終了したもの、閲覧に供するための文書で意思決定を伴わないものにあっては最終閲覧者の署名又は押印を終了したものをいう。
(4)　部　輪島市役所部設置条例(平成18年輪島市条例第7号)第1条に規定する部をいう。
(5)　部長　部の長、輪島市役所総合支所設置条例(平成18年輪島市条例第9号)第2条に規定する輪島市役所門前総合支所(以下「総合支所」という。)の長及び輪島市病院事業の設置等に関する条例(平成18年輪島市条例第216号)に規定する市立輪島病院(以下「市立輪島病院」という。)の事務部長をいう。
(6)　課　輪島市組織規則(平成18年輪島市規則第4号)第6条第1項の表に定める課及び第7条の表に定める課、市立輪島病院並びに会計管理者の補助組織設置規則(平成18年輪島市規則第5号)第1条第1項に規定する会計課(以下「会計課」という。)をいう。
(7)　課長　前号に規定する課の長(市立輪島病院にあっては事務長)をいう。
(8)　本庁　輪島市役所部設置条例第1条に規定する部、市立輪島病院及び会計課をいう。
(9)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(10)　電子文書　電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて記録されているものをいう。
(11)　総合行政ネットワーク文書　電子文書のうち、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。
(文書取扱いの基本)
第3条　全ての事務処理は、文書によることを原則とする。
2　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(文書の種類)
第4条　文書の種類は、次のとおりとする。
(1)　例規文書
条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
規則　地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
告示　法令に告示する旨の規定がある場合及び法令に告示する旨の規定はないが、法令又は権限に基づいて処分又は決定した事項等を広く一般に知らせる場合に用いるもの(公示を要する要綱を含む。)
公告　法令に公告する旨の規定がある場合及び法令に公告する旨の規定はないが、ある一定の事実を広く一般に知らせる場合に用いるもの
(2)　令達文書
訓令　市長が職員に対してその職務を指揮するために発する命令で規程形式をとるもの
達　市が、その権限に基づき、一方的に特定の個人、団体等に対して、特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等の行政処分を取り消す場合に発するもの
指令　市が、その権限に基づき、個人又は団体からの申請その他の要求に対して指示し、若しくは命令し、又は許可、認可等の行政処分を行う場合に発するもの
(3)　諮問文書
諮問　一定機関に対し、法令等に定められた事項に関して意見を求めるもの
(4)　一般文書
往復文書(照会、回答、通知、報告、送付、申請、諮問、願い、届け等)
部内文書(伺い、復命書、事務引継書、辞令、願い、届け等)
その他の一般文書(挨拶文、書簡、争訟関係文書、契約書、請願書、陳情書、意見書、議案、議事録、証明書、賞状、表彰状、感謝状、申込書等)
(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置等)
第5条　課長の文書事務の処理を補佐するため、文書取扱責任者を置き、必要がある場合は、文書取扱者を置くことができる。
2　文書取扱責任者は、課の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもって充てる。
3　文書取扱者は、課長が指名する。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)
第6条　文書取扱責任者は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1)　文書の収受、配布及び処理の促進に関すること。
(2)　文書の審査に関すること。
(3)　文書の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。
(4)　文書の引継ぎに関すること。
(5)　総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。
(6)　文書の管理に関する事務の指導及び改善に関すること。
(7)　前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書記号及び文書番号)
第7条　文書には、次に定めるところにより文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、儀礼的なもの、刊行物、ちらし、契約書等、文書記号及び文書番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書については、この限りでない。
(1)　条例、規則及び告示(要綱を含む。)の文書記号は、それぞれ、「輪島市条例」、「輪島市規則」及び「輪島市告示」とし、文書番号は、総務部総務課において、その区分ごとに条例等番号簿(様式第1号)により、暦年ごとに一連番号を付ける。
(2)　指令、達及び諮問の文書記号は、それぞれ、「輪島市指令」、「輪島市達」及び「諮問」とし、その次に課(輪島市組織規則第6条第1項の表に定める課に限る。以下この号及び次号において同じ。)名の頭文字(これにより難い場合は、総務部総務課長との協議により別に定めた文字。以下同じ)を付けたものとし、文書件名簿(様式第2号)により各課で年度ごとに一連番号を付ける。
(3)　本庁においては、一般文書の文書記号は、収受文書にあっては「収」、発議文書にあっては「発」とし、その次に課名の頭文字を付けたものとし、文書件名簿により、各課で年度ごとに一連番号を付ける。
(4)　総合支所においては、一般文書の文書記号は、収受文書にあっては「収門」、発議文書にあっては「発門」とし、その次に課(輪島市組織規則第7条の表に定める課に限る。)名の頭文字を付けたものとし、文書件名簿により、各課で年度ごとに一連番号を付ける。
2　前項第3号及び第4号の規定にかかわらず、軽易なものについては、文書番号を省略し、「号外」とすることができる。
第2章　収受及び配布
(文書の受領)
第8条　本庁及び総合支所に到達した文書は、本庁にあっては総務部総務課長において、総合支所にあっては総合支所地域振興課長において受領し、次のとおり取り扱わなければならない。
(1)　文書は、配布先が特定できるもの及び親展文書その他開封を不適当と認める文書は開封せずに、その他のものは開封の上、配布先を確認し、所管課に配布すること。
(2)　現金書留、配達証明その他書留郵便による文書は、書留郵便等受領簿(様式第3号)に記録した後、所管課に配布し、受領を確認した旨を記録させること。
(3)　不服申立書その他収受の日時が権利の取得、変更又は喪失に関わる文書は、封筒の余白に到達の年月日及び時刻を記載し、所管課へ配布すること。
2　勤務時間外に到達した文書は、警備員又は当直員が受領するものとする。
(数課関連文書の配布)
第9条　2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課又は連絡調整をつかさどる課に配布するものとする。
第3章　文書の処理
(収受の手続)
第10条　文書取扱責任者は、前章の規定により受領した文書を直ちに開封の上、当該文書の余白に収受印(様式第4号)を押し、閲覧に供するものとする。
2　前項の規定にかかわらず、個人宛ての文書は、そのまま名宛人に配布するものとする。
3　課長は、第1項の手続を経た後、自ら処理するもののほか、その事案の処理に必要な事項を指示して、速やかに処理案を起こさせるものとする。
(文書の起案)
第11条　起案文書は、起案用紙(様式第5号)を用い、次に掲げる事項に留意して作成しなければならない。
(1)　文書分類、保存年限、情報公開取扱区分、件名その他必要事項を明記すること。
(2)　起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添付すること。
(3)　電子メールを利用して施行する文書の起案をする場合は、起案用紙に「電子メール施行」と記載すること。
2　前項の規定にかかわらず、2枚目以後に起案用紙を使用することが困難な場合は、起案用紙に代えて他の用紙を用いることができる。
(軽易な文書の起案)
第12条　前条の起案にかかわらず、特に起案用紙を作成する必要のない軽易な文書については、その文書の複写に起案処理印(様式第6号)を押し、処理することができる。
(即時処理)
第13条　部長及び課長は、文書の回議又は合議を受けたときは、その性質又は内容により特に審議に日時を要するもののほか、即時処理をしなければならない。
(代決及び後閲)
第14条　決裁者が不在等の場合において、緊急を要する決裁文書は、別に定めるところにより代決をすることができる。この場合においては、「代」と朱書し、代理者が押印しなければならない。
2　最終決裁権者以外の上司が不在の場合において、急を要する決裁文書は、当該押印欄に「後閲」を朱書し、当該上司が登庁の際直ちに供覧しなければならない。
(決裁済文書の取扱い)
第15条　事務担当者は、決裁が済んだ文書(以下「決裁済文書」という。)を次に定めるところにより処理しなければならない。
(1)　決裁年月日の欄(欄がないときは、余白)に決裁を受けた日付を記入すること。
(2)　施行年月日の欄に文書を施行(発送、公布等をいう。)した日付を記入すること。
第4章　文書の施行
(発信者名)
第16条　決裁された事案を施行する場合において、外部に発する文書の発信者は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権者の職及び氏名を用いることができる。
2　一般往復文書、対内的な文書等の発信者は、その事案の軽重により部長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般往復文書等の発信者は、課長名を用いることができる。
3　前項の場合において、対内的な文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。
(所管課名等の表示)
第17条　前条の規定により発する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、所管の課名、係名、担当者氏名、電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。
(文書の施行)
第18条　決裁済文書で施行を要するものは、特に指示のある場合を除き、速やかに施行しなければならない。
(施行文書の浄書)
第19条　施行を要する文書のうち浄書を要するものは、起案文書の所管課において浄書し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書との照合を行うものとする。この場合において、照合を行った者は、当該起案用紙の所定欄に押印するものとする。
(公印及び電子署名)
第20条　第3項に規定する場合を除き、前条の規定による照合を終了した施行文書には、輪島市公印規則(平成18年輪島市規則第16号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書と割印しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、対内的な文書又は軽易な文書については、「(公印省略)」の表示をして、その押印(割印を含む。)を省略することができる。
3　総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。
(発送)
第21条　外部へ発する文書は、総務部総務課及び総合支所地域振興課において、それぞれ発送するものとする。
2　郵便による送付は、原則として料金後納の方法によらなければならない。
3　文書の発送は、輪島市の休日を定める条例(平成18年輪島市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行うものとする。この場合において、所管課は、発送する文書を定刻30分前までに総務部総務課及び総合支所地域振興課へ提出しなければならない。
4　次の各号に掲げる要件を備える施行文書(対内的な文書を除く。)については、ファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。
(1)　公印の押印を省略することができるもの
(2)　課長決裁事案のもの
(3)　保存期間が1年以下のもの
(4)　秘密の取扱いを要しないもの
(5)　前各号に掲げるもののほか、照会者等から、ファクシミリ又は電子メールによる回答等の指定があるもの
5　前項の規定により施行文書を発した者は、その旨を当該施行文書に係る起案文書の所定欄に記載するものとする。
第5章　文書の保存及び廃棄
(文書分類表)
第22条　文書を適正に保存するため、文書の系統的一覧表としての機能を有する輪島市文書分類表を別に定める。
(編てつ)
第23条　完結文書は、第26条の保存種別に基づき整理し、編てつしなければならない。
2　編てつは、年度ごとに整理する。ただし、暦年ごとに整理することが適当なものについては、暦年ごとに整理することができる。
3　編てつする文書は、背表紙(様式第7号)に所管部(総合支所)課名、簿冊名、文書分類番号等を記載しなければならない。
4　資料的文書を除き、文書目録(様式第8号)を付けるものとする。
5　紙数の都合により、2年又は2年度以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合においては、区分紙を差し入れるものとする。
6　1冊に編てつすることができないときは、適宜分冊することができる。
7　年又は年度を超えて処理した文書は、その事案が完結した年又は年度に編てつすることができる。
(保存期間の種別)
第24条　文書の保存期間の種別は、次の5種とする。
(1)　永年
(2)　10年
(3)　5年
(4)　3年
(5)　1年
2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については当該時効の期間を考慮して、その種別を別に定めることができる。
(保存期間の設定)
第25条　所管課長は、文書の保存期間を、法令等の定め、当該文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定め、当該文書の保存期間が満了する日までの間、当該文書を保存するものとする。
2　前項の保存期間が満了する日は、その文書を作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の満了する日とする。ただし、暦年によるものは、翌年の1月から起算する。
(保存種別及び保存期間)
第26条　
(1)　第1種(永久保存)赤色
ア　条例、規則、訓令、告示等の制定又は改廃に関する文書
イ　官公署の通達等に関する特に重要な文書
ウ　市の令達文書で特に重要な文書
エ　通知、申請、届出、報告、進達等の文書のうち特に重要な文書
オ　市議会の会議録及び議決書
カ　市有財産の取得及び処分に関する文書
キ　職員の任免、賞罰その他人事に関する文書
ク　各種の台帳、帳簿等で特に重要な文書
ケ　争訟に関する文書
コ　行政不服審査に関する文書
サ　市政の総合基本計画及び重点施策に関する文書
シ　事務事業の計画及び運営に関する特に重要な文書
ス　市長及び副市長の事務引継書
セ　表彰に関する特に重要な文書
ソ　市政の沿革に関する文書
タ　市債に関し重要な文書
チ　町又は字の区域変更等に関する文書
ツ　行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書
テ　予算、決算及び出納に関する特に重要な文書
ト　統計調査に関する特に重要な文書
ナ　許可、認可及び契約に関する特に重要な文書
ニ　諮問、答申、建議等に関する特に重要な文書
ヌ　市史の資料となる文書
ネ　その他永久保存の必要があると認められる文書
(2)　第2種(10年保存)青色
ア　官公署の通達等に関する重要な文書
イ　市の令達文書で重要な文書
ウ　通知、申請、届出、報告、進達等の文書のうち重要な文書
エ　市議会に関する重要な文書
オ　事務事業の計画及び運営に関する重要な文書
カ　許可、認可及び契約に関する重要な文書
キ　諮問、答申、建議等に関する重要な文書
ク　表彰に関する重要な文書
ケ　予算、決算及び出納に関する重要な文書
コ　統計調査に関する重要な文書
サ　各種の台帳、帳簿等で重要な文書
シ　寄附採納に関する文書で重要な文書
ス　請願及び陳情に関する文書で重要な文書
セ　その他10年保存の必要があると認められる文書
(3)　第3種(5年保存)緑色
ア　官公署の通達等に関する文書
イ　市の令達文書で第1種及び第2種に属さない文書
ウ　通知、申請、届出、報告、進達等の文書
エ　市議会に関する文書
オ　事務事業の計画及び運営に関する文書
カ　許可、認可及び契約に関する文書
キ　諮問、答申、建議等に関する文書
ク　表彰に関する文書
ケ　予算、決算及び出納に関する文書
コ　統計調査に関する文書
サ　各種の台帳、帳簿等に関する文書
シ　寄附採納に関する文書
ス　請願及び陳情に関する文書
セ　その他5年保存の必要があると認められる文書
(4)　第4種(3年保存)
ア　通知、申請、届出、報告、進達等の文書で軽易な文書
イ　事務事業の計画及び運営に関する文書で軽易な文書
ウ　予算、決算及び出納に関する文書で軽易な文書
エ　その他3年保存の必要があると認められる文書
(5)　第5種(1年保存)
ア　通知、申請、届出、報告、進達等の文書で特に軽易な文書
イ　市議会に関する軽易な文書
ウ　会議及び講習に関する文書
エ　一般往復文書
オ　その他1年保存の必要があると認められる文書
(文書の廃棄)
第27条　所管課長は、文書がその保存期間を満了したときは、当該文書を廃棄するものとする。
2　所管課長は、保存期間が満了する日の前に文書を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合においては、総務部総務課長の承認を得なければ、当該文書を廃棄してはならない。この場合において、所管課長は、総務部総務課長に対し、特別の必要を明らかにして通知するものとする。
(廃棄の方法)
第28条　所管課長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書については、消去、焼却等の方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書に個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報及び輪島市情報公開条例(平成18年輪島市条例第14号)第7条に規定する不開示情報が記録されているときは、当該情報が外部に漏れることのないよう十分に配慮しなければならない。
附　則
(施行期日)
1　この規則は、平成18年2月1日から施行する。
(経過措置)
2　この規則の施行の際現に合併前の輪島市又は門前町において保存されている文書の保存期間は、合併前の輪島市処務規程(昭和41年輪島市訓令甲第2号)又は門前町役場処務規程(昭和45年門前町訓令第1号)の例による。